Pengertian, Fungsi, Syarat, Ciri, Bagian dan Contoh Surat Dinas Resmi

Contoh Surat Dinas Resmi Banyak orang yang dalam pekerjaannya berhubungan, bahkan membutuhkan surat dinas? Namun, tahukah Anda apa itu surat dinas? Jika belum, maka dalam artikel ini akan dijelaskan segala hal mengenai surat dinas.

Pengertian Surat Dinas

Sebelum membahas tentang surat dinas, terlebih dahulu kita mengetahui apa itu surat. Surat adalah salah satu alat atau sarana komunikasi tertulis yang biasa dipakai orang atau sebuah instansi untuk menyampaikan sebuah informasi kepada orang atau instansi yang lain.

Dengan begitu, surat dinas bisa diartikan sebagai sebuah surat yang diterbitkan oleh kantor atau jawatan pemerintah dan didalamnya berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan perihal kedinasan.

Fungsi Surat Dinas

Ada beberapa fungsi dari surat dinas, namun sekurang-kurangnya ada tiga fungsi utama, yakni fungsi pertama sebagai tanda bukti nyata hitam diatas putih.

Fungsi kedua adalah sebagai pedoman atau pengingat kerja, dan fungsi ketiga adalah sebagai wakil atau duta dari si penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Syarat Surat Dinas

Surat dinas yang baik memiliki beberapa syarat antara lain bentuk surat dinas menarik, tujuan penulisan surat dinas jelas, dan bahasa yang dipergunakan dalam pembuatan surat itu sopan, singkat, padat dan jelas.

Ciri-ciri Surat Dinas

Ciri-ciri dari surat dinas ada beberapa, antara lain sebagai berikut:

  • Terdapat kop surat dan nama dari lembaga atau instansi
  • Terdapat nomor surat dan juga lampiran
  • Terdapat salam pembuka dan juga salam penutup
  • Dalam penulisannya memakai bahasa resmi, karena surat dinas adalah surat resmi
  • Terdapat stempel dari lembaga atau instansi pada surat dinas

Format Surat Dinas

Maksud dari format surat adalah posisi atau tata letak dari bagian-bagian surat. Yang termasuk didalamnya antara lain penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, tembusan dan lain-lain.

Bentuk surat yang digunakan untuk keperluan dinas ada beberapa macam, namun dalam artikel ini menawarkan bentuk surat yang paling memadai, yaitu bentuk surat setengah lurus yang umum dipakai oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa.

Bagian-bagian Surat Dinas

Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang sudah tentu mempunyai bagian-bagian, yang antara lain sebagai berikut:

1. Kepala atau Kop Surat

Kop surat atau kepala surat ialah sisi yang paling atas dari suatu surat resmi, biasanya dipakai untuk membedakan antara surat resmi dan surat non resmi.

Kop atau kepala surat biasanya terdiri dari logo, nama dan alamat suatu lembaga atau instansi. Dimana, nama merujuk pada induk organisasi serta pada kop surat atau kepala surat terdapat karakteristik atau cirri khas dari organisasi atau lembaga tersebut.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ini terdiri dari nama, tempat dan juga tanggal dibuatnya surat dinas tersebut.

3. Nomor Surat

Nomor surat ini terdiri dari kode, nomor urut surat yang dikeluarkan, identitas dari lembaga atau instansi dan juga tahun dibuatnya surat tersebut.

4. Lampiran Surat

Lampiran surat ialah lembaran penambhan yang akan dilampirkan, lampiran ini dapat berbentuk lembaran kertas atau dokumen lain. Apabila tidak ada lampiran yang disertakan, biasanya aka nada tanda strip.

5. Hal atau Perihal Surat

Hal atau perihal merupakan isi utama dari surat dinas tersebut, missal diperuntukkan pada siapa dan juga untuk apa surat tersebut.

6. Alamat Tujuan

Pada surat dinas terdapat dua jenis penulisan alamat yaitu untuk perseorangan dan lembaga atau instansi lain.

Jika untuk surat yang rahasia, maka kata “kepada” tidak dibutuhkan karena sudah ditulis pada amplop. Jika surat dinas terbuka, bisa menggunakan kata “kepada” lalu langsung menggunakan nama lembaga atau instansinya.

Jika diperuntukkan untuk banyak orang, harus menggunakan kata “bapak” atau “ibu” dan sebagainya, sedangkan kata “Yth” digunakan apabila surat diperuntukkan kepada seseorang atau satu jabatan.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka ini dipakai untuk memberikan rasa hormat atau menunjukkan sopan santun kepada orang yang dituju.

8. Paragraf Pembuka Surat

Paragraf ini digunakan sebagai pembuka surat dinas.

9. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi sebaiknya disesuaikan dengan peihal atau maksud penulisan surat dinas.

10. Paragraf Penutup Surat

Paragraf yang digunakan untuk penutup surat dinas.

11. Salam Penutup

Salam penutup ini merupakan salam yang dipakai untuk mengakhiri surat dinas.

12. Tanda Tangan

Tanda tangan dari sang penulis surat.

13. Nama Terang Penanda Tangan

Tulis nama lengkap orang yang mengirim surat dinas.

14. Jabatan Penanda Tangan

Isi jabatan dari orang yang mengirim surat.

15. Tembusan

Tembusan ini dipakai jika surat dinas tersebut memang membutuhkan tembusan. Tembusan merupakan pihak-pihak yang mendapatkan tebusan atau salinan surat terkecuali yang dialamatkan.

16. Inisial

Inisial ini diletakkan di bagian kiri dibawah tembusan surat (jika ada). Inisial ditulis dengan cara disingkat pada nama pengonsep dan pengetik surat.

Inisial ini bisa membuktikan jika surat dinas tersebut memang asli dibuat oleh orang yang mengirim tersebut.

Umumnya, di bagian inisial ini yang bisa membaca adalah hanya orang yang dituju atau orang yang berhubungan dengan si pembuat surat tersebut.

Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Dalam pembuatan surat dinas, hendaknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah penulisan agar surat dinas tersebut dapat dipahami oleh pembacanya.

Kaidah penulisan yang berhubungan dengan surat menyurat, mencakup pemilihan kata, penggunaan ejaan yang disempurnakan dan penyusunan kalimat.

Pemilihan Kata dalam Surat Dinas

Dalam penulisan surat dinas atau surat resmi sangat penting untuk menggunakan kata-kata yang baku, lazim digunakan dan cermat.

Selain itu, penggunaan ungkapan idiomatic, ungkapan penghubung ataupun ungkapan yang bersinonim harus ditulis dengan benar.

Penerapan Ejaan yang Disempurnakan

Dalam penulisan surat dinas sebaiknya menguasai dan menggunakan kaidah-kaidah ejaan yang terdapat dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan.

Penyusunan Kalimat Surat Dinas

Dalam penulisan surat dinas yang baik dan benar hendaknya menggunakan kalimat efektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat dan enak dibaca.

Contoh Surat Dinas Resmi

Contoh surat dinas itu ada banyak sekali. Dibawah ini akan dicantumkan beberapa contoh surat dinas, seperti contoh surat dinas sekoah, contoh surat dinas resmi, contoh surat dinas pendidikan dan lain-lain.

Contoh Surat Dinas Resmi

Contoh Surat Dinas Sekolah

Contoh Surat Dinas Pendidikan

Video Contoh Surat Dinas

Demikian penjelasan lengkap mengenai pengertian surat dinas, fungsi surat dinas, syarat surat dinas, ciri-ciri surat dinas, format surat dinas, bagian-bagian surat dinas dan contoh surat dinas. Semoga bermanfaat.

Leave a Comment